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如何审查/起草商业交易中的数据处理合同/条款
日期:2023年05月22日

本文内容要点:

一、甄别交易中涉及的主体及其角色

二、识别数据处理情形、甄别企业在数据处理活动中的权责

三、正确处理各交易文本的关系

四、总结

 

一、甄别交易中涉及的主体及其角色

 

合同是法律文件,但也是商业文件。法律人员在审查或起草交易合同/条款时,首先需要搞清楚合同中的商业交易,例如甄别某项交易中都有“谁”(也就是交易的当事人),识别交易当事人在交易中分别“做什么”(也就是交易各方的角色)。这些看似不是问题的问题,在实践中往往由于涉及多方主体、多方商业关系相互交织,而并不是那么一目了然。法律人员需要厘清业务各方主体、读懂各方的交易关系,对照法律规则,考虑各交易主体之间需要通过哪些合同或条款、合同和条款内容如何约定,才能落实商业安排并满足法律监管要求。以下通过两图片示例展示不同场景下的交易关系和法律关系。

 

 

在确定交易主体时,对于隶属于同一集团的多个法人主体参与交易需要特别关注。商务(业务)人员在考虑业务安排、进行商业谈判或准备商业文件时,往往习惯以集团的商号代表特定的企业,对各法人主体在业务中的角色不加区分。对此,法律人员需要提示、协助商务人员区分和厘清集团内部的业务管理关系与企业的外部法律关系,结合不同的法律主体的角色、对应的法律责任,在合同文件加以落实。

 

 

二、甄别数据处理情形、识别企业在数据处理活动中的权责

 

在甄别交易中涉及的主体及其角色后,需要识别交易中涉及的数据处理情形,甄别企业在数据处理活动中角色及相应的权利和责任。

 

 

下面列举几个商业交易中常见的数据处理场景,说明在合同中如何确定交易方的权责:

(一)委托处理数据

企业可能出于各种原因或考量将个人信息等数据委托其他方处理。例如金融机构将客户服务热线交由外包方提供,相应地,金融机构将客户相关个人信息处理委托提供电话支持服务的外包方。

委托处理数据场景下,法律对委托方、受托方的数据合规义务有明确规定。其中,委托方是决定个人信息和数据的处理目的、处理方式的主体,应当依法作为承担数据处理者的责任。受托方按照委托方的指示处理数据,应当按照法律要求和合同约定,承担作为受托方的合规义务。

 

基于上述,站在不同的立场,法律人员起草/审查委托合同中的数据处理条款的角度不同。例如:

 

 

(二)共同处理数据

共同处理,是指两个以上数据处理者决定数据处理的目的和处理方式,但是,不必是该等数据处理者全程参与数据处理的各个环节、实施所有处理行为。

数据共同处理者之间需要通过合同约定数据处理活动中各自的权利和义务并予以遵守。但是,当共同处理的数据为个人信息的,无论数据共同处理者之间如何约定,均不影响个人向其中任一个人信息处理者主张其个人信息的权利。共同处理个人信息侵害个人信息权益造成损害的,共同处理者应当依法承担连带责任。因此,法律人员在审查、起草相关交易合同时,需要关注合同中有关共同处理者之间的权利和义务和责任界限的约定。

 

 

(三)特殊情形下的数据转移

企业发生合并、分立、解散、被宣告破产时,可能涉及数据处理者的变化。例如,数据处理者发生吸收合并时,合并后存续的主体将承接被吸收的主体的数据的处理活动。在企业解散时,解散前企业所掌握的数据,可能作为剩余资产分配给其股东,由其股东继续掌握和处理。

因合并、分立、解散、被宣告破产等原因需要转移个人信息的,虽然数据处理主体发生变更,但是存在个人信息处理行为的承继关系,可能不会发生个人信息等数据处理目的、方式的实质性改变。对该等原因导致个人信息从一个主体转移至另一主体的,《个人信息保护法》对提供方、接收方分别提出了明确的要求,律师在审查或起草合同等法律文件时需要对照考虑。

 

 

 

(四)向其他数据处理者提供数据

在一个数据处理者向其他数据处理者提供数据的场景下,提供方和接收方分别作为自主决定数据处理目的、处理方式的数据处理者,应当分别遵守法律相应的合规义务。法律人员在起草或审查相应的合同或条款时,需要关注并回应法律的要求。下面以某电信运营商(作为数据提供方)向其他数据处理者提供个人信息的场景为例。

 

 

三、正确处理各交易文本的关系

 

一项商业交易可能需要通过若干交易文本来明确交易安排、约定交易各方的权利和义务。这些交易文本有的侧重于交易安排,例如产品销售/许可合同、订单,约定交易标的、交易价格、产品服务内容及标准、各方的权利义务等;有的则侧重于产品交付/运营中的业务规范和工作步骤,例如工作说明书等;有的通过线下双方签字盖章方式签订;有的通过线上方式签署。

对同一交易(项目)下的不同交易文本,法律人员需要关注各文本/条款的匹配性、关联性,特别是关注不同文本中对同一事项的约定是否有冲突。

下面以某云计算服务平台起草的用户协议和产品协议为例,法律人员协助该平台拟定专门的文本适用条款,明确约定平台内各合同、文本、规则等的关系。

 

 

实践中有的企业与非个人客户线下签订销售合同,通过互联网平台线上交付产品,该客户通过经办人(用户)登录使用互联网平台,登陆时用户线上签订用户协议、隐私政策等平台文件。这些线下合同、平台文件共同组成完整的交易规则,但这些合同、平台文本适用场景不同、签约方不同,因此法律人员起草和审查该等合同、平台时需要关注文本的匹配性和关联性。

 

 

四、总结

 

对于法律人员来说,起草、查和修改合同,是再常见不过的工作。数字经济时代,起草和审查涉及数据处理的交易合同,是一项全方位考验法律人员专业水平的工作:在聚焦数据合规相关法律和监管要求的同时,还需要扎实的民商事法律基本功;不仅需要谙熟法律规则,更要了解业务,读懂“法律壳”下包含的“商业芯”进而发挥专业价值,为企业业务赋能。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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